Lorsque vous demandez quelque chose à quelqu'un par un e-mail professionnel, il est essentiel que vous expliquiez clairement ce que vous voulez et que vous lui demandiez de la bonne manière. Si vous ne le faites pas, vous augmentez la probabilité que la personne qui le reçoit dise non, se fâche ou soit confuse à propos de ce que vous lui demandez.
Donc aujourd’hui, je vous propose cet article pour savoir
comment rédiger un bon et efficace e-mail formel pour demande quelque chose par
mail.
La bonne structure et vocabulaire pour demander quelque chose par mail :
Pour qu'un courriel formel de demande fonctionne, il doit
être facile à lire pour la personne qui le reçoit et doit être bien structuré
avec un vocabulaire Approprié.
Utiliser une bonne structure
La structure d'un e-mail formel de demander quelque chose
est très simple :
- Vous commencez l'e-mail en expliquant sur quoi vous écrivez (le sujet) et quel est le but de l'e-mail (c'est-à-dire que vous voulez leur poser des questions ou quelque chose).
- Après, dans la deuxième section, tu dois poser les questions ou demandes.
- Et enfin, dans la dernière section, vous terminez l'e-mail en disant quand vous avez besoin des informations ou des choses et remerciez-les à l'avance de faire ce que vous avez demandé.
Utiliser le bon vocabulaire
La deuxième partie (et la plus difficile) de la rédaction
d'un bon e-mail formel de demande est la façon dont vous demandez des choses et
ce que vous écrivez.
Expressions pour utiliser dans un e-mail pour savoir comment demander quelque chose.
- Je suivrais vraiment reconnaissant si vous pouviez m'aider avec mon projet.
- Pouvez-vous donc s'il vous plaît m'envoyer… ?
- Pourriez-vous donc m'envoyer… ?
- Pourriez-vous également m'envoyer… ?
- Pourriez-vous m'envoyer plus d'informations sur votre emploi du temps ?
- Pouvez-vous s'il vous plaît vérifier ma note une fois de plus ? Parce que vraiment, je pense qu'il y a une erreur.
- Serait-il possible de changer notre rendez-vous de 10 h à 11 h ?
- Serait-il possible d'avoir plus d'informations sur votre programme ?
- Je me demandais si je pouvais changer mon heure de départ de 8 h 00 à 9 h 00 le vendredi.
- Je me demandais si tu pouvais m’aider dans mon projet scolaire.
- Quand vous en aurez l'occasion, pourriez-vous m'envoyer les documents finis ?
- Pourriez-vous remettre ces mises à jour à M. Lee quand vous aurez un moment ?
Conseils pour écrire un e-mail demandant quelque chose :
Concentrez-vous sur le destinataire.
Se concentrer sur votre destinataire peut être un puissant
outil de persuasion lors de la rédaction d'un e-mail pour demander quelque
chose, ce qui peut augmenter vos chances de recevoir avec succès les choses
dont vous avez besoin.
Inclure des documents supplémentaires
Il est important d'inclure les documents nécessaires à votre
demande. Ceux-ci peuvent inclure des curriculums vitae, des portefeuilles, des
propositions de vente, des présentations, des relevés de facturation, des
demandes de subvention ou des brochures d'information. Des documents supplémentaires
peuvent aider à ajouter de la crédibilité à votre demande et pourraient fournir
à votre lecteur les informations nécessaires dont il a besoin pour se conformer
avec succès.
Fournir une preuve de besoin
Fournir une preuve de besoin est un autre outil de
persuasion précieux à utiliser dans votre courrier électronique. Ceci est
particulièrement utile lorsque votre demande implique des dons ou du travail
bénévole. Exprimer le niveau de besoin de votre organisation pour votre
demande, et comment cela peut avoir un impact positif sur votre travail, votre
communauté et votre destinataire, peut aider à persuader votre lecteur de
répondre à votre demande.
Exprimer l’appréciation
Montrer votre gratitude et votre appréciation est une partie
importante de la politesse et du professionnalisme. Le maintien de bonnes
manières et d'une attitude professionnelle tout au long de votre correspondance
peut vous aider à créer et à préserver des relations positives. Ces relations
peuvent être utiles à l'avenir. Par exemple, si votre destinataire ne peut
actuellement pas répondre à votre demande, mais estime que vous êtes
accessible, poli et professionnel, il peut vous fournir une assistance à
l'avenir lorsqu'il en aura la possibilité.
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